「パスポートをなくしてしまった…どうしよう…！」そんな冷や汗をかいた経験、ありませんか？ カバンの中を何度探しても見つからず、頭の中は「旅行どうしよう」「再発行って面倒そう」「理由書って何を書くの？」でいっぱいに。旅券センターに行く前から心が折れそうになる、そんな方は意外と多いんです。
でも大丈夫です。この記事では、「パスポート 再発行 理由書 書き方 例文」というキーワードのとおり、理由書の正しい書き方と通る例文を、紛失・破損・盗難などのケース別にわかりやすく解説します。形式が自由だからこそ悩む“言葉の選び方”や、“誠実さが伝わる書き方のコツ”も丁寧に紹介します。
この記事を読めば、「こんな書き方で大丈夫かな？」という不安が消えて、スムーズに再発行手続きを進められるようになります。焦って書く前に、まずは一緒に“通る理由書”のポイントを押さえていきましょう。
パスポート再発行で「理由書」が必要な理由とは？
「パスポートをなくしてしまった…」「水に濡れてページが破れた…」そんなとき、再発行の手続きで必ずと言っていいほど求められるのが「理由書」です。とはいえ、急いでいると「どんなことを書けばいいの？」「正直に書いて大丈夫？」と不安になりますよね。ここでは、まず“なぜ理由書が必要なのか”から順番に解説していきます。
理由書が求められる主なケース（紛失・破損・盗難）
理由書が必要になるのは、主に次の3つのケースです。ひとつ目は「紛失」した場合。自宅・外出先・旅行中など、どこでなくしたのか覚えていなくても提出が必要です。ふたつ目は「破損・汚損」した場合。たとえばページが破れた、水に濡れて読めなくなった、ICチップが壊れたなどが該当します。そして三つ目が「盗難」の場合です。この場合は警察への盗難届の写しも必要になります。
旅券センターでの確認手続きの流れ
パスポートを再発行する際、旅券センターではまず「理由書」を基に職員が事実確認を行います。本人の不注意による紛失なのか、盗難や事故なのかで手続きが変わるため、できるだけ具体的に書くことが求められます。状況を正確に伝えれば、審査がスムーズになり、余計な質問をされずに済むことも多いです。
理由書を提出しないと再発行できない理由
パスポートは“国が発行する身分証明書”です。紛失や破損が起きた場合、再発行の理由を明確にすることで、本人確認の信頼性を担保しています。つまり、理由書は「不正利用を防ぐための安全確認書」のようなもの。たとえ軽い破損でも、提出を求められたら必ず書きましょう。
理由書が必要になる4つのケースを詳しく解説
紛失・盗難による再発行の場合
もっとも多いのが「紛失」です。たとえば旅行準備中に見当たらなくなった、引っ越しでどこかに紛れた、カバンごと置き忘れたなど。理由書には「いつ・どこで・どのように気づいたか」を具体的に書きます。「○月○日に○○で気づいた」「警察署に紛失届を提出した」など、行動がわかる内容が望ましいです。
盗難の場合は、「○○駅で置き引きに遭い、警察に盗難届を提出した」など、被害届の有無を記入します。警察への届出番号を控えておくと手続きがスムーズです。
破損・汚損による再発行の場合
破損・汚損のケースでは、「ページが破れた」「水没した」「ICチップが読み取れなくなった」などの状況を具体的に説明します。誤って洗濯機に入れてしまった場合なども、そのまま正直に書いて問題ありません。意図的でないことが伝われば、特に不利にはなりません。
氏名変更や訂正による再発行の場合
結婚や離婚で姓が変わったとき、または記載事項に誤りがあったときも、理由書の提出を求められることがあります。この場合は「戸籍上の変更によるため」や「誤記訂正のため」など、簡潔で構いません。誤りの原因を誰かのせいにせず、事実のみを丁寧に書くのがポイントです。
パスポート理由書の書き方と構成
基本構成（宛先・日付・氏名・理由・署名）
理由書の形式は自由ですが、一般的には次のような構成になります。
- 宛先：○○都道府県知事殿（提出先によって異なります）
- 日付：提出日を記入
- 氏名：本人の名前を署名または記入
- 理由：再発行が必要になった経緯を具体的に説明
文章は箇条書きではなく、自然な文でまとめます。たとえば、「○月○日に○○にて、カバンの中に入れていたパスポートを紛失しました。その後、○○警察署へ紛失届を提出しております。」という形です。
文章を書くときのポイント（責任を明確に・事実のみを書く）
重要なのは「事実を正確に」「責任を明確に」書くことです。紛失した原因を他人のせいにするより、「自分の不注意で…」と誠実に伝えた方が印象が良く、職員の対応もスムーズになります。「～と思う」「～かもしれない」といった曖昧な表現は避けましょう。
手書きとパソコン作成どちらが良い？
多くの自治体では、手書き・パソコンどちらでも受理されます。ただし、手書きの方が誠意が伝わる印象があります。字が読みにくい場合は、パソコンで作成して印刷し、最後に署名を手書きで加えると良いバランスです。
ケース別｜パスポート理由書の例文テンプレート集
【紛失】電車・ホテル・外出先でなくした場合の例文
○月○日、○○にて外出中、カバンの中に入れていたパスポートを紛失しました。帰宅後、すぐに確認しましたが見つからず、○○警察署に紛失届を提出しております。今後は貴重品の管理を徹底いたしますので、再発行をお願いいたします。
【盗難】スリ・置き引き被害にあった場合の例文
○月○日、○○駅構内でスリの被害に遭い、カバンごとパスポートを盗まれました。○○警察署にて盗難届を提出済みです。再発行をお願いいたします。
【破損・汚損】濡れた・破れた・折れたときの例文
○月○日、自宅で誤って洗濯機にパスポートを入れてしまい、全ページが濡れて破損しました。ICチップも反応しなくなったため、再発行をお願いいたします。今後は保管場所に十分注意いたします。
理由書でやりがちなNG表現と注意点
曖昧な表現はNG！「多分」「気づいたら」は避ける
「多分○○でなくした」「気づいたらなかった」など曖昧な言い方は避けましょう。事実が分からない場合でも、「○月○日以降見当たらない」「自宅・職場などを探したが発見できなかった」と明確に書くと伝わりやすいです。
他人や環境のせいにしない書き方
「同行者に預けたらなくなった」「ホテルが紛失した」など、他人を責めるような表現も避けましょう。旅券センターは「本人の管理能力」を見ています。自分の行動に焦点をあて、「今後は管理を徹底する」と締めるのが印象的です。
誠実さが伝わる文のコツ
長文で説明しようとすると逆に不自然になります。2～4行ほどで、簡潔に経緯→反省→再発行希望を伝えましょう。誠実さと事実のバランスが大切です。
パスポート再発行の流れと必要書類まとめ
理由書以外に必要なもの（身分証・写真・戸籍謄本など）
理由書のほか、本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカード）、戸籍謄本（本籍地が他県の場合）、顔写真（規定サイズ）、手数料が必要です。旅券センターによって持ち物が異なるため、事前に公式サイトを確認しておきましょう。
申請から受け取りまでの日数と費用の目安
再発行にはおよそ1週間前後かかります。費用は5年用で約11,000円、10年用で約16,000円が目安です。紛失の場合は「紛失届」の手続きも同時に行うため、通常よりやや時間がかかることがあります。
緊急時（出発が迫っている場合）の対応方法
旅行や出張が迫っている場合は、「緊急旅券（臨時旅券）」を申請できる場合があります。発行には渡航目的の証明が必要です。観光目的では発行されないことが多いため、早めに旅券センターに相談しましょう。
迷ったら相談！旅券センターでのサポート活用法
理由書の書き方を直接確認できる窓口
窓口では、職員が理由書の記入内容を確認してくれます。不安な場合は、「この書き方で大丈夫ですか？」と聞いてしまうのが一番早いです。職員は慣れていますので、安心して相談してください。
紛失届との違いを丁寧に説明してもらう
紛失届と理由書は別物です。紛失届は警察へ提出、理由書は旅券センターに提出します。混同する人が多いですが、職員が丁寧に案内してくれるので、焦らず確認しましょう。
安心して再発行手続きを終えるためのコツ
必要書類をすべてそろえてから行くこと、そして「焦らない」こと。この2つが再発行成功の鍵です。理由書も完璧である必要はなく、誠実に書けば十分通ります。
まとめ
パスポート再発行の理由書は、難しく考える必要はありません。「いつ」「どこで」「どうしたか」を事実だけ簡潔に書けば大丈夫です。ポイントは“誠実さ”と“具体性”。
どんなに焦っていても、落ち着いて書けば問題ありません。この記事の例文を参考に、自信をもって手続きを進めてください。新しいパスポートが届いたら、次は失くさないようにしっかり管理して、安心して旅立ちましょう。
