パスポートをなくしたり、盗まれたり、破損してしまったりすると、「再発行には理由書が必要なの？」「何を書けばいいの？」と不安になりますよね。
特に海外旅行や出張が近い場合、書き方を間違えて手続きが止まらないか心配になる方も多いはずです。
なお、この記事では検索されやすい表現に合わせて「再発行」と記載します。
ただし、有効なパスポートを紛失・盗難・焼失した場合は、実際には「紛失一般旅券等届出書」で旧パスポートを失効させたうえで、新しいパスポートの発給申請を行う流れになることがあります。
そのため、理由書や事情説明欄には、なぜパスポートを提示できないのか、どのような状況で紛失・盗難・破損したのかを、事実に沿って整理して書くことが大切です。
この記事では、パスポート再発行時に理由書・事情説明欄へ何を書けばよいのかを、紛失・盗難・自宅内紛失・焼失・破損のケース別に例文つきで解説します。
必要書類や手続きの扱いは、申請内容や都道府県の窓口によって異なる場合があります。
実際に申請する前には、外務省や申請先の都道府県パスポートセンターの公式案内で最新情報を確認してください。
パスポート再発行で理由書が必要になるのはどんなとき？
パスポート再発行の理由書は、主に「なぜ現在のパスポートを提示できないのか」「どのような事情で使えなくなったのか」を説明するために使われます。
特に、紛失・盗難・焼失・破損などのケースでは、発生状況を具体的に説明できるようにしておくと安心です。
ただし、すべてのケースで自由形式の理由書が必要になるとは限りません。
窓口指定の様式や、紛失一般旅券等届出書の事情説明欄などに記入する場合もあります。
申請先から指定された書類がある場合は、その様式に従って記入しましょう。
紛失・盗難・焼失では事情説明が求められることがある
有効なパスポートを紛失・盗難・焼失した場合は、まず「紛失一般旅券等届出書」を提出します。
これは、なくしたパスポートを失効させるための手続きです。
その後、新しいパスポートが必要な場合は、新規発給申請を行う流れになることがあります。
このとき、理由書や事情説明欄には、次のような内容を整理して書くのが基本です。
・いつなくした、または盗まれたのか
・どこで発生したのか
・どのような状況だったのか
・警察に届け出たか
・届出先や受理番号があるか
・その後どのように探したか
「なくしました」だけでは状況が伝わりにくいため、できる範囲で時系列に沿って書くことが大切です。
自宅で見つからない場合も状況説明が必要になる場合がある
パスポートは外で落とすだけでなく、自宅内で見つからなくなることもあります。
たとえば、旅行後にカバンへ入れたまま保管したつもりだったが、次の旅行準備で確認したところ見つからない、というケースです。
自宅内での紛失では、警察で遺失届や盗難届として受理されない場合もあります。
その場合でも、どこを探したのか、いつ気づいたのか、なぜ紛失したと考えられるのかを具体的に書きましょう。
「自宅でなくしたと思う」だけで終わらせるよりも、「自宅の書類棚、旅行用バッグ、スーツケースを確認したが見つからなかった」と書くほうが、状況が伝わりやすくなります。
破損・汚損の場合は「なぜ使えなくなったか」を説明する
パスポートが破れた、水に濡れた、顔写真ページが汚れた、ICチップ部分に損傷があるなどの場合は、そのまま使えない可能性があります。
この場合は、「いつ」「どこで」「どのように破損したか」を説明します。
たとえば、洗濯機で洗ってしまった、子どもがページを破ってしまった、雨で濡れて顔写真ページが判読しづらくなった、などです。
破損したパスポートが手元にある場合は、自己判断で処分せず、窓口へ持参するのが基本です。
必要書類や扱いは申請先によって異なる場合があるため、事前に都道府県のパスポート窓口で確認しましょう。
パスポート再発行の理由書に書くべき基本項目
理由書は、長く書けばよいものではありません。
大切なのは、窓口の担当者が状況を確認しやすいように、事実を整理して書くことです。
基本的には、次の項目を入れるとわかりやすくなります。
・発生日時
・発生場所
・紛失、盗難、焼失、破損などの状況
・気づいた日時
・探した場所や確認したこと
・警察や消防への届出状況
・受理番号や証明書の有無
・今後の再発防止策
すべてを無理に長く書く必要はありません。
自分のケースに関係する内容を、事実に沿って簡潔にまとめましょう。
発生日時・場所・状況を時系列で書く
まず書きたいのは、発生日時と場所です。
正確な日時がわからない場合は、「令和○年○月○日頃」「○月上旬頃」「前回の海外旅行から帰国後」など、わかる範囲で書きます。
場所も同じです。
「自宅」「勤務先」「駅構内」「旅行先のホテル」「引っ越し前の住所」など、できるだけ具体的に書くと状況が伝わりやすくなります。
例としては、次のような書き方です。
令和○年○月○日、前回の海外旅行から帰国後、自宅の書類棚に保管したつもりでした。
令和○年○月○日に次回旅行の準備をするため確認したところ、保管場所にパスポートがありませんでした。
このように、発生した出来事を順番に書くと、読み手に伝わりやすくなります。
探した場所や確認したことを具体的に書く
紛失の場合は、「どこを探したか」も重要です。
単に「探したが見つからなかった」と書くよりも、次のように具体的に書くと状況が伝わりやすくなります。
自宅の書類棚、旅行用バッグ、勤務先のロッカー、前回旅行時に使用したスーツケースを確認しましたが、発見できませんでした。
特に自宅内での紛失では、外で落としたのか、自宅でなくしたのかがはっきりしないこともあります。
その場合は、無理に断定せず、「現時点では自宅内で紛失した可能性が高いと考えています」のように書くと自然です。
警察・消防への届出状況や受理番号を書く
盗難や外出先での紛失では、警察への届出状況も書きます。
警察署名、届出日、受理番号がわかる場合は、理由書にも記載しておくとよいでしょう。
たとえば、次のように書けます。
令和○年○月○日に○○警察署へ遺失届を提出し、受理番号は○○です。
焼失の場合は、火災や災害に関係する証明書が必要になることがあります。
消防署などが発行する罹災証明書や、届出先・受理番号などの情報を求められる場合があるため、申請前に管轄窓口で確認しましょう。
パスポート再発行の理由書の書き方【基本テンプレート】
理由書は、次の3つの流れで書くと整理しやすくなります。
- 事実
- 対応
- 再発防止
難しい表現を使う必要はありません。
事実を正直に、わかりやすく書くことが大切です。
以下の例文はあくまで書き方の参考です。
実際に提出する場合は、日時、場所、届出先、受理番号などを自分の状況に合わせ、事実と異なる内容を書かないようにしてください。
理由書の基本構成は「事実・対応・再発防止」
基本テンプレートは次のとおりです。
令和○年○月○日頃、○○においてパスポートを紛失しました。
前回の海外旅行から帰国後、○○に保管していたつもりでしたが、次回の渡航準備のため確認したところ、見当たりませんでした。
その後、自宅内の書類棚、旅行用バッグ、勤務先のロッカー等を確認しましたが、発見できませんでした。
○月○日に○○警察署へ届け出を行い、受理番号は○○です。
今後は、パスポートの保管場所を固定し、使用後は速やかに確認するなど、再発防止に努めます。
このまま使う場合は、自分の状況に合わせて日時、場所、届出先、受理番号を変更してください。
警察への届出がない場合や、自宅内紛失で受理番号がない場合は、その部分を無理に書く必要はありません。
実際の状況に合わせて、「自宅内での紛失のため受理番号はありません」などと整理しましょう。
長すぎず、事実が伝わる文章にする
理由書は、反省文のように長く書く必要はありません。
むしろ、長すぎると重要な情報が埋もれてしまいます。
目安としては、次の内容が伝われば十分です。
・いつ
・どこで
・何が起きたか
・その後どう対応したか
・今後どう気をつけるか
たとえば、次のような文章は簡潔でわかりやすいです。
令和○年○月○日、旅行先から帰宅後、自宅にてパスポートを保管したつもりでしたが、令和○年○月○日に確認したところ見当たりませんでした。
自宅内、旅行用バッグ、勤務先のロッカーを確認しましたが発見できなかったため、紛失したものと判断しました。
今後は保管場所を固定し、使用後すぐに確認するよう注意します。
必要以上に言い訳を書くよりも、事実と対応を順番に書くほうが読みやすくなります。
不明点は無理に断定せず、わかる範囲で書く
紛失した正確な日時や場所がわからないこともあります。
その場合に、事実と異なる内容を推測で書くのは避けましょう。
たとえば、次のように書くと自然です。
正確な紛失日時は不明ですが、令和○年○月○日に自宅で確認した際、保管場所にパスポートがないことに気づきました。
前回使用後は自宅で保管していたため、自宅内または引っ越し作業中に紛失した可能性が高いと考えています。
「たぶん盗まれたと思います」といった曖昧な表現だけではなく、なぜそう考えたのかを添えると伝わりやすくなります。
わからない部分は、無理に作らず「不明」としたうえで、気づいた日時や確認した場所を書くのが安全です。
パスポート再発行の理由書例文【ケース別】
ここからは、状況別にそのまま使いやすい例文を紹介します。
実際に使う場合は、日時、場所、警察署名、受理番号などを自分の状況に合わせて修正してください。
例文は、あくまで文章の組み立て方を示すものです。
事実と異なる内容をそのまま使わないように注意しましょう。
パスポートを紛失した場合の例文
令和○年○月○日頃、自宅においてパスポートを紛失しました。
前回の海外旅行から帰国後、旅行用バッグの中に入れて保管していたつもりでしたが、次回の渡航準備のため確認したところ、バッグの中にありませんでした。
その後、自宅の書類棚、旅行用バッグ、スーツケース、勤務先のロッカー等を確認しましたが、発見できませんでした。
令和○年○月○日に○○警察署へ遺失届を提出し、受理番号は○○です。
今後はパスポートの保管場所を固定し、使用後はすぐに所在を確認するよう注意します。
ポイントは、「どこに保管していたつもりだったか」「どこを探したか」を書くことです。
探した場所を書くことで、状況が具体的に伝わりやすくなります。
警察へ届け出ていない場合や、自宅内紛失で受理されなかった場合は、受理番号の行を削除し、実際の状況に合わせて書き換えてください。
パスポートを盗難された場合の例文
令和○年○月○日午後○時頃、○○駅構内において、パスポートを入れていたバッグを盗まれました。
当時、パスポートは身分確認のためバッグ内のポーチに入れて持ち歩いていました。
盗難に気づいた後、駅係員に確認し、周辺を探しましたが発見できませんでした。
同日、○○警察署へ盗難届を提出し、受理番号は○○です。
今後はパスポートを必要時以外は持ち歩かず、携行する場合も身体から離さないよう十分注意します。
盗難の場合は、「盗まれた状況」と「警察への届出」を書くことが大切です。
受理番号がわかる場合は、忘れずに記載しましょう。
一方で、盗難か紛失かはっきりしない場合は、無理に「盗まれた」と断定しないほうが安全です。
その場合は、「外出後に見当たらないことに気づいた」「盗難の可能性も否定できないため警察へ相談した」のように、事実に沿って書きましょう。
自宅内でパスポートが見つからない場合の例文
令和○年○月○日、自宅にてパスポートを確認したところ、通常保管している書類棚に見当たりませんでした。
前回の海外旅行から帰国後、自宅の書類棚に保管した記憶がありますが、その後使用しておらず、正確な紛失時期は不明です。
自宅内の書類棚、旅行用バッグ、スーツケース、引き出し、勤務先の私物保管場所を確認しましたが、発見できませんでした。
現時点では、自宅内で保管中に紛失した可能性が高いと考えています。
今後は保管場所を一か所に定め、使用後すぐに確認するよう注意します。
自宅内での紛失は、盗難や落とし物と違って受理番号がない場合もあります。
その場合は、無理に警察へ届け出たことにせず、実際の状況を正確に書きましょう。
「どこを探したか」「いつ気づいたか」を書くだけでも、事情説明としては伝わりやすくなります。
焼失・破損・汚損した場合の理由書例文
パスポートが火災で焼けた、水に濡れた、ページが破れたといった場合も、状況説明が必要になることがあります。
この場合は、パスポートが手元に残っているかどうかも重要です。
手元に残っている場合は、自己判断で廃棄せず、申請時に持参するようにしましょう。
火災や災害で焼失した場合の例文
令和○年○月○日、○○市○○町の自宅において火災が発生し、保管していたパスポートが焼失しました。
パスポートは自宅の書類棚に保管していましたが、火災により書類棚および保管書類が焼損し、パスポートも確認できない状態となりました。
令和○年○月○日に○○消防署へ罹災証明に関する手続きを行いました。
今後は重要書類の保管方法を見直し、耐火性のある保管場所を利用するなど再発防止に努めます。
焼失の場合は、罹災証明書などが必要になる可能性があります。
必要書類は自治体や申請窓口によって異なる場合があるため、事前に確認しましょう。
水濡れ・破れなどで破損した場合の例文
令和○年○月○日、自宅において、パスポートを入れたままのバッグに飲み物をこぼしてしまい、パスポートの顔写真ページおよび複数のページが濡れてしまいました。
乾燥後もページにゆがみと汚れが残り、記載内容の一部が確認しづらい状態となりました。
破損したパスポートは手元に保管しており、申請時に持参します。
今後はパスポートを飲み物や水濡れのおそれがある場所に置かず、専用ケースで保管するよう注意します。
破損の場合は、パスポートが手元に残っていることが多いです。
その場合は、自己判断で捨てず、窓口に持参する前提で準備しましょう。
顔写真ページや氏名、生年月日などの記載内容が読みにくくなっている場合は、特に早めに窓口へ相談することをおすすめします。
子どもが破ってしまった場合など家庭内トラブルの例文
令和○年○月○日、自宅において、保管していたパスポートを子どもが取り出し、ページの一部を破ってしまいました。
確認したところ、査証欄の一部に破れがあり、通常の使用に支障がある可能性があるため、申請するものです。
破損したパスポートは手元に保管しており、申請時に持参します。
今後は子どもの手が届かない場所に保管し、重要書類の管理に十分注意します。
家庭内での破損でも、事実を落ち着いて書けば問題ありません。
「誰が悪いか」を強調するよりも、どのように破損したか、今後どう管理するかを簡潔に書きましょう。
理由書を書くときに避けたい表現と注意点
理由書では、うまく書こうとしすぎる必要はありません。
ただし、誤解されやすい表現や、事実確認が難しくなる表現は避けたほうが安心です。
特に、次の3つには注意しましょう。
・曖昧な表現だけで終わらせない
・事実と違う内容を書かない
・過度な言い訳や感情的な表現を入れすぎない
「たぶん」「覚えていません」だけで終わらせない
正確な日時がわからない場合でも、「覚えていません」だけで終わると、状況が伝わりません。
次のように、わかる範囲を具体的に書きましょう。
避けたい例です。
いつなくしたか覚えていません。
たぶん家の中でなくしました。
改善例です。
正確な紛失日時は不明ですが、令和○年○月○日に次回旅行の準備をしていた際、通常保管している書類棚にパスポートがないことに気づきました。
前回の海外旅行後は自宅で保管していたため、自宅内で紛失した可能性が高いと考えています。
「わからないこと」は、わからないままで構いません。
ただし、いつ気づいたのか、どこを探したのかは書いておきましょう。
事実と違う内容や大げさな説明は書かない
理由書では、事実と違う内容を書かないことが最も大切です。
たとえば、警察に届け出ていないのに「届け出た」と書いたり、盗難かどうかわからないのに「盗まれた」と断定したりするのは避けましょう。
盗難の可能性がある場合でも、確実でなければ次のように書くと自然です。
外出後にパスポートが見当たらないことに気づきました。
盗難の可能性も否定できないため、令和○年○月○日に○○警察署へ相談し、届出を行いました。
事実に沿って書くことで、後から説明を求められたときにも対応しやすくなります。
また、「急いでいるので早く発行してください」といった要望を理由書に強く書くよりも、紛失や破損の状況を正確に説明することを優先しましょう。
再発防止の一文を入れると印象が伝わりやすい
理由書の最後には、再発防止の一文を入れるとまとまりがよくなります。
たとえば、次のような表現です。
今後はパスポートの保管場所を固定し、使用後は速やかに所在を確認するよう注意します。
今後は必要時以外にパスポートを持ち歩かず、携行する場合も身体から離さないよう注意します。
今後は重要書類を専用ケースに入れ、水濡れや破損を防ぐよう管理します。
反省を長く書く必要はありません。
「今後どう防ぐか」が一文で伝われば十分です。
パスポート再発行で理由書以外に確認したい必要書類
理由書の準備とあわせて、必要書類も確認しておきましょう。
パスポートの手続きは、申請内容や自治体によって必要書類が変わることがあります。
そのため、最終的には申請先の都道府県パスポートセンターや外務省の案内を確認してください。
紛失一般旅券等届出書と新規発給申請の違い
有効なパスポートを紛失・盗難・焼失した場合は、まず「紛失一般旅券等届出書」を提出します。
これは、なくしたパスポートを失効させるための手続きです。
新しいパスポートが必要な場合は、そのうえで新規発給申請を行います。
つまり、読者が「再発行」と呼んでいる手続きは、実際には次の2段階になることがあります。
- 紛失一般旅券等届出書を提出する
- 新しいパスポートの発給申請をする
紛失一般旅券等届出書を提出してパスポートが失効すると、後から見つかったパスポートは原則として使えません。
見つかった場合でも自己判断で使用せず、申請先の窓口へ確認しましょう。
警察の届出書類・受理番号・罹災証明書が必要なケース
外出先で紛失した場合や盗難にあった場合は、警察への届出が必要になることがあります。
その際、警察署名、届出日、受理番号を控えておくと、理由書や紛失届出書の記入時に役立ちます。
焼失の場合は、消防署などが発行する罹災証明書が必要になる場合があります。
自治体によって必要書類の扱いが異なることがあるため、申請前に管轄窓口の案内を確認しましょう。
受理番号や証明書がない場合でも、状況によっては事情説明で対応するケースがあります。
不安な場合は、申請前にパスポートセンターへ問い合わせると安心です。
写真・本人確認書類・戸籍謄本などを事前に確認する
新しいパスポートを申請する場合は、一般旅券発給申請書、戸籍謄本、写真、本人確認書類などが必要になることがあります。
戸籍謄本や写真には、申請日前6か月以内などの条件が設けられている場合があります。
また、オンライン申請を利用する場合は、戸籍情報の連携により紙の戸籍謄本の提出が不要になるケースも案内されています。
ただし、申請方法や条件によって扱いが異なるため、オンライン申請を利用する場合も最新情報を確認しましょう。
必要書類の不足があると、当日に申請できない可能性があります。
理由書だけでなく、写真の規格、本人確認書類、戸籍謄本の要否、受け取りまでの日数も事前に確認しておくと安心です。
パスポート再発行の理由書に関するよくある質問
最後に、パスポート再発行の理由書でよくある疑問を整理します。
理由書は、完璧な文章を書くことよりも、事実を正確に伝えることが大切です。
迷った場合は、申請先の窓口に確認しながら準備しましょう。
理由書は手書きとパソコン作成のどちらがよい？
申請窓口で指定された様式がある場合は、その様式に従います。
紛失一般旅券等届出書などの公式様式に事情を記入する場合もあります。
自由記述の理由書を求められた場合は、手書きでもパソコン作成でも、内容が読みやすく、本人の状況が正確に伝わることが大切です。
ただし、署名欄や本人記入が必要な欄がある場合は、窓口の指示に従ってください。
迷う場合は、申請先のパスポートセンターに確認しましょう。
警察の受理番号がない場合はどうする？
受理番号がない場合は、まず警察へ届出が必要なケースか確認しましょう。
盗難や外出先での紛失であれば、警察への届出が求められることがあります。
一方、自宅内での紛失などでは、警察で受理されない場合もあります。
その場合は、受理番号を無理に書くのではなく、次のように実際の状況を書きましょう。
自宅内での紛失であるため、警察へ相談しましたが、届出としては受理されませんでした。
自宅内の書類棚、旅行用バッグ、スーツケース等を確認しましたが、発見できませんでした。
大切なのは、受理番号があるかどうかよりも、事実と対応を正確に書くことです。
不明な場合は、申請先の窓口に相談しましょう。
見つかった古いパスポートは使える？
紛失一般旅券等届出書を提出し、パスポートが失効した後は、後から見つかってもそのパスポートは使えません。
見つかった場合でも、自己判断で使用しないでください。
失効したパスポートを誤って使おうとすると、出入国や本人確認の場面でトラブルになる可能性があります。
古いパスポートが見つかった場合は、申請先の窓口に確認し、指示に従いましょう。
理由書に反省文のような内容は必要？
理由書に長い反省文を書く必要はありません。
もちろん、最後に「今後は保管場所を固定し、再発防止に努めます」といった一文を入れるのはよい方法です。
ただし、理由書の中心はあくまで事実説明です。
「いつ」「どこで」「どのような状況で」「その後どう対応したか」が伝わるように書きましょう。
旅行直前でも理由書を書けば早く再発行してもらえる？
理由書を書いたからといって、必ず早く発行されるわけではありません。
パスポートの発給には、本人確認や審査、作成に必要な日数があります。
旅行や出張が近い場合は、まず申請先のパスポートセンターに状況を伝え、必要書類や受け取り可能日を確認してください。
航空券や日程がある場合でも、通常の手続き日数がかかることがあります。
早めに相談し、できるだけ不足書類がない状態で申請することが大切です。
まとめ：パスポート再発行の理由書は「事実・対応・再発防止」を書けばよい
パスポート再発行の理由書では、難しい文章を書く必要はありません。
大切なのは、次の3つをわかりやすく整理することです。
- いつ、どこで、どのように紛失・盗難・破損したのか
- 警察や消防への届出、探した場所など、どのように対応したのか
- 今後どのように再発を防ぐのか
特に紛失・盗難・焼失の場合は、まず紛失一般旅券等届出書によって有効なパスポートを失効させ、新しいパスポートが必要であれば発給申請を行う流れになることがあります。
また、届出後に古いパスポートが見つかっても、失効後は使用できません。
手続き前に本当に見つからないか、もう一度確認しておくことも大切です。
理由書の例文は、そのまま丸写しするのではなく、自分の状況に合わせて日時、場所、届出先、受理番号を修正して使いましょう。
事実と異なる内容を書かず、わからない部分は無理に断定しないことが重要です。
最後に、必要書類や手続きの扱いは自治体や申請内容によって異なることがあります。
申請前には、外務省や申請先の都道府県パスポートセンターの公式案内で最新情報を確認してください。
